重大活動(dòng)的籌備組織是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，其環(huán)節(jié)煩瑣復(fù)雜，容易出現(xiàn)疏漏。結(jié)合多年的工作實(shí)踐，我們體會(huì)，不斷提高重大活動(dòng)的組織水平，需要把握好籌劃、實(shí)施、總結(jié)幾個(gè)環(huán)節(jié)。

善籌劃

　　對(duì)于重大活動(dòng)組織而言，籌備階段最為重要，工作量也最大。一般而言，籌劃階段分三步：

　　建立指揮體系。接到一項(xiàng)重大活動(dòng)任務(wù)，首先要明確指揮體系，也就是通常所說(shuō)的籌委會(huì)，這是整個(gè)活動(dòng)的總協(xié)調(diào)、總指揮機(jī)構(gòu)（以下稱(chēng)“指揮部”）。所有信息都要匯總到指揮部，所有指令也必須由指揮部發(fā)出。指揮部負(fù)責(zé)明確活動(dòng)的主題和目的、確定議程、制定預(yù)案、明確責(zé)任分工、協(xié)調(diào)落實(shí)等。根據(jù)活動(dòng)內(nèi)容的不同，還應(yīng)設(shè)置綜合協(xié)調(diào)、文書(shū)材料、現(xiàn)場(chǎng)布置、安全保衛(wèi)、后勤保障等相關(guān)工作組（或確定相應(yīng)任務(wù)的責(zé)任單位、責(zé)任人）。整個(gè)活動(dòng)的開(kāi)展要依靠這個(gè)指揮部來(lái)推動(dòng)和督促落實(shí)。

　　擬定活動(dòng)預(yù)案。預(yù)案內(nèi)容要涵蓋活動(dòng)的全過(guò)程，從接待來(lái)賓或是活動(dòng)報(bào)到開(kāi)始，直至活動(dòng)結(jié)束，并將參加人員全部送離。基本要素包括時(shí)間、地點(diǎn)、參加人員、車(chē)輛安排、食宿安排、活動(dòng)議程、主席臺(tái)座位圖或站位圖、責(zé)任分工、保障單位等，必要時(shí)，還要對(duì)衛(wèi)生防疫、安全保衛(wèi)、交通保障、電力供應(yīng)等作出安排。有統(tǒng)一活動(dòng)內(nèi)容的還要擬定乘車(chē)安排和行車(chē)路線。特別要注意明確每個(gè)環(huán)節(jié)的相關(guān)任務(wù)、責(zé)任人和聯(lián)系方式。

　　總之，各方信息、想到的所有問(wèn)題和細(xì)節(jié)、有關(guān)部門(mén)和人員的具體職責(zé)等，都應(yīng)該匯總到預(yù)案中，并根據(jù)“5W1H”確定最佳預(yù)案，即為什么制定該措施（Why）、達(dá)到什么目標(biāo)（What）、在何處執(zhí)行（Where）、由誰(shuí)負(fù)責(zé)完成（Who）、什么時(shí)間完成（When）、如何完成（How）。之后，召集各有關(guān)部門(mén)進(jìn)行討論，調(diào)整和完善方案，并進(jìn)一步明確活動(dòng)中每個(gè)環(huán)節(jié)的責(zé)任單位、責(zé)任人和具體職責(zé)。一份好的預(yù)案，既能提綱挈領(lǐng)，又能查漏補(bǔ)缺。

　　進(jìn)行實(shí)地演練。實(shí)地演練可以印證和完善預(yù)案。通過(guò)長(zhǎng)期的工作實(shí)踐，我們體會(huì)，以下幾個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)需要格外注意：

　　1. 主席臺(tái)人員的范圍和排序。首先確定主席臺(tái)人員的范圍，然后確定人員排序。人員范圍可遵循以下原則：一是注意主席臺(tái)（或簽約臺(tái)）的容量；二是盡量保證有任務(wù)的人員上臺(tái)；三是注意平衡，突出代表性，兼顧參會(huì)各方需要。主席臺(tái)人員一般按級(jí)別排序，如果涉及層面多、背景復(fù)雜，可以先對(duì)照行政職級(jí)排序；沒(méi)有相應(yīng)職級(jí)的，可以查找以往慣例；無(wú)慣例可查的，可以按照有關(guān)人員在活動(dòng)中擔(dān)任角色的重要性來(lái)排。另外，同級(jí)或是職級(jí)接近的情況下，應(yīng)該考慮把上級(jí)單位、受邀來(lái)賓往前排。有時(shí)來(lái)賓個(gè)人級(jí)別雖然不高，但他是代表所在部門(mén)參加活動(dòng)，也要酌情往前排。確定順序前要和有關(guān)各方充分溝通，盡量避免爭(zhēng)議。

　　2. 話筒和音響的檢查。首先要避免話筒、音響不響或亂響。除了注意檢測(cè)線路，還要有專(zhuān)人負(fù)責(zé)音響，音響師也要全程在崗。其次要注意話筒的分配和調(diào)整。話筒數(shù)量不足時(shí)，一般先保證有講話任務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)。另外，一定要在活動(dòng)前將主持詞內(nèi)議程、參加領(lǐng)導(dǎo)等有關(guān)內(nèi)容進(jìn)行再確認(rèn)。再次要檢查話筒的位置。發(fā)言席、主持席等要布置合理，注意發(fā)言臺(tái)和上面擺放的物品不要遮擋發(fā)言人。

　　3. 有關(guān)材料的檢查。對(duì)于主持詞、發(fā)言稿或講話稿等材料，由于修改的次數(shù)可能比較多，必須安排專(zhuān)人審核和發(fā)放。對(duì)于材料中涉及來(lái)賓和議程的部分，在活動(dòng)開(kāi)始前一定要進(jìn)行最終審核和確認(rèn)。

重實(shí)施

　　再完美的籌備也要在實(shí)施中實(shí)現(xiàn)，準(zhǔn)備的時(shí)候可以反復(fù)演練、反復(fù)試驗(yàn)，有錯(cuò)還可以改，但實(shí)施是“一錘子買(mǎi)賣(mài)”，成敗立現(xiàn)，不容重來(lái)。這個(gè)階段的關(guān)鍵就是控制，使整個(gè)活動(dòng)盡量按活動(dòng)預(yù)案進(jìn)行。

　　信息溝通到位，保證步調(diào)一致。預(yù)案中的每個(gè)環(huán)節(jié)、每項(xiàng)安排，都要保證該知道的人知道，特別重要的事項(xiàng)必須直接通知本人，并安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)到底。比如在活動(dòng)中有主持、講話、致辭、啟動(dòng)等任務(wù)的人員，應(yīng)安排專(zhuān)人提前與本人聯(lián)系，并告知有關(guān)情況，有變化時(shí)更要及時(shí)告知。活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)要安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)引導(dǎo)登臺(tái)、站位等。另外，如果有統(tǒng)一安排，出發(fā)、就餐、活動(dòng)的時(shí)間地點(diǎn)等都要注意通知到每個(gè)人，即使是印制在活動(dòng)手冊(cè)上，也要有專(zhuān)人負(fù)責(zé)提醒。對(duì)于在主席臺(tái)或前排就坐的重要來(lái)賓更要重點(diǎn)關(guān)注，確保活動(dòng)期間隨時(shí)聯(lián)系得上。

　　掌握好時(shí)間節(jié)點(diǎn)，做到心中有數(shù)。對(duì)主持詞、每位領(lǐng)導(dǎo)的講話稿等有關(guān)材料都要熟悉掌握，對(duì)活動(dòng)進(jìn)程更要做到心中有底，比如每項(xiàng)議程大概多長(zhǎng)時(shí)間、議程之間怎么銜接等，都需要了然于心，這樣才能適時(shí)對(duì)下一議程進(jìn)行提醒并做好準(zhǔn)備，確保活動(dòng)順暢進(jìn)行。

　　隨時(shí)掌握情況，確保應(yīng)急預(yù)案及時(shí)啟動(dòng)。活動(dòng)期間要隨時(shí)掌握活動(dòng)進(jìn)程、后勤保障、安全保衛(wèi)等相關(guān)的動(dòng)態(tài)情況，并作出分析，及時(shí)應(yīng)對(duì)，必要時(shí)迅速啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案。

勤總結(jié)

　　每次活動(dòng)之后，應(yīng)第一時(shí)間把相關(guān)資料收集起來(lái)，并進(jìn)行效果檢查，即活動(dòng)預(yù)案是否合理，活動(dòng)目標(biāo)是否達(dá)到。這是總結(jié)經(jīng)驗(yàn)和吸取教訓(xùn)的階段，主要包括兩方面內(nèi)容：

　　積累經(jīng)驗(yàn)，形成標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)于被反復(fù)證明有效的措施，要進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化和制度化，便于以后執(zhí)行和推廣。比如路線安排，就可以固定如下原則：盡量走大路，避免被堵在小路上；盡量形成環(huán)線，不走回頭路等。

　　總結(jié)教訓(xùn)，形成備忘。每次活動(dòng)結(jié)束后，應(yīng)把整個(gè)活動(dòng)過(guò)程中出現(xiàn)的失誤、差錯(cuò)以及不順暢的地方記錄下來(lái)，并認(rèn)真分析出錯(cuò)的原因，可以專(zhuān)門(mén)形成一個(gè)《出錯(cuò)事項(xiàng)備忘錄》，以防止同樣的錯(cuò)誤再次出現(xiàn)。